KPI бухгалтера. За что платить, а за что штрафовать?

Профессия бухгалтера является довольно специфической для его нанимателя. Такой сотрудник не участвует в производственных процессах, не выполняет план продаж, а, соответственно, напрямую не приносит компании прибыль. При этом специалисты финансового отдела регулярно получают достойную заработную плату. Поэтому большинство руководителей скептически относятся к заявлениям бухгалтера о высокой загруженности и просьбам повысить оплату труда или начислить премию.

Как в таком случае топ-менеджеру компании, не владеющему всеми тонкостями бухгалтерского дела, объективно оценивать работу своих сотрудников, справедливо начислять им заработную плату, а при необходимости применять систему штрафов или премирования? Целесообразным решением будет выделение ключевых показателей эффективности бухгалтера и контроль их выполнения на практике.

Основные обязанности бухгалтера

Бухгалтерская служба любой организации призвана повышать ее финансовую эффективность. Для этого в должностные обязанности таких сотрудников входит целый ряд функций:

• Выполнение расчета себестоимости производимой продукции с определением основных источников затрат
• Подготовка мероприятий, направленных на предупреждение и сокращение основных расходов
• Ведение учета торгово-материальных ценностей, основных средств, затрат на производство и других направлений финансовой деятельности компании
• Осуществление всех налоговых отчислений в федеральный и местный бюджеты, выплата страховых взносов, расчет и начисление заработной платы работникам предприятия
• Правильное ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством
• Предоставление аудиторам, кредиторам, инвесторам достоверной информации по конкретным счетам и направлениям деятельности компании

В зависимости от размера фирмы, ведение ее бухгалтерского учета может потребоваться один сотрудник либо целая команда специалистов, которой руководит главбух. Во втором случае на плечи главного бухгалтера ложится вся ответственность за работу целого отдела. Соответственно, оплата труда такого работника будет пропорциональна выполняемому объему работы.

Критерии определения эффективности работы бухгалтера

Так как бухгалтерская служба не участвует в производственных процессах и не приносит (но рассчитывает и фиксирует) прибыль предприятию, то определить качество ее работы довольно сложно. Для этого нужно выделить основные критерии оценивания бухгалтера:

• Правильность ведения бухгалтерского учета и своевременное предоставление отчетной документации в контролирующие органы
• Отсутствие ошибок при составлении отчетной документации
• Своевременное и оперативное перечисление средств клиентам, контрагентам, банковским учреждениям и другим участникам внешней финансовой деятельности компании
• Эффективность мероприятий, проводимых службой бухгалтера по сокращению расходов компании на примере конкретных результатов (в числах, процентах)
• Своевременное начисление ЗП сотрудникам и отчисление налоговых, социальных платежей

Как и для любого подразделения компании, эффективность работы бухгалтерского отдела оценивается отношением финансовой выгоды, которую он приносит, к расходам, связанными с его содержанием. Только в данном случае необходимо брать во внимание не прямую прибыль от выполняемых бухгалтером функций, а косвенное влияние отдела на развитие компании.

Как определить KPI для бухгалтерии

Сегодня практически на каждом предприятии внедрена система KPI. С ее помощью определяются ключевые показатели эффективности работы сотрудников и производится контроль их выполнения. Так, например, для отдела продаж можно установить план по привлечению новых клиентов, количеству выполненных заказов и отсутствию невынужденных ошибок в ходе работы

Для бухгалтера определить четкие KPI непросто. Тем не менее, существует ряд критериев, применимых к бухгалтерскому отделу:

• Своевременная сдача бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Это один из ключевых показателей эффективности работы сотрудника, от которого зависит легитимность работы компании и отсутствие штрафных санкций
• Выполнение бюджета предприятия без выхода за его рамки
• Своевременное выставление счетов и отображение их в электронных бухгалтерских системах
• Отсутствие жалоб и претензий со стороны клиентов, контрагентов
• Сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать назначенную

Таким образом, для средней по величине компании можно определить следующие KPI бухгалтера:

• Своевременная подготовка и сдача бухгалтерской отчетности
• Количество ошибок при оформлении отчетной документации – не более 1 в квартал
• Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы
• Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов
• Сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать 20 тысяч рублей в квартал (для примера)

При выполнении всех перечисленных требований, бухгалтер может рассчитывать на квартальную премию или другое поощрение со стороны руководства. И наоборот – при несоответствии результатов работы сотрудника назначенным KPI руководитель имеет право применить систему штрафов по отношению к бухгалтеру.

KPI для бухгалтерии разработать сложнее, чем ключевые показатели эффективности для менеджеров по продажам или какого-либо производства. Бухгалтерская служба считается скорее источником затрат, чем доходов. Однако именно в ней применяются методы оптимизации налогообложения, контроль над сбором дебиторской задолженности и экономия при расчетах с поставщиками и подрядчиками. Оценивать и контролировать эффективность бухгалтерии - вполне разрешимая задача. Есть несколько общих стратегий KPI для бухгалтерии , и для каждой из них выделяются свои ключевые .

Стратегии KPI

1. Если исходить из вопроса финансов , ключевыми показателями эффективности в данном случае могут быть: сумма экономии на клиентах бухгалтерии (подрядчиках и поставщиках, налоговой службе, покупателях, работниках компании и так далее), сумма штрафов, оплаченных в налоговую или клиентам по вине бухгалтеров, расходы на сотрудников бухгалтерии.
2. Для любой фирмы важны клиенты . Если опираться на качество обслуживания клиентов, KPI для бухгалтерии сводится к количеству счетов, которые не были оплачены вовремя, задержкам зарплаты, количеству жалоб клиентов на ошибки в документах или их несвоевременное оформление и т.д.
3. KPI для бухгалтерии также может решать задачу повышения качества бизнес-процессов , чтобы продолжать увеличивать доходы и покрывать требования клиентов. Ключевые показатели по бизнес-процессам следующие: число работающих бухгалтеров, число просрочек по документообороту по вине бухгалтерии, число сотрудников компании из расчета на одного бухгалтера.
4. Кроме того, важно учесть особенности персонала : квалификацию бухгалтеров, их желание работать на благополучие компании. Необходимо обеспечить отсутствие переработок, лишних функций, мешающих сотруднику выполнять основные обязанности, создать комфортные условия работы. KPI для бухгалтерии , который строится на особенностях персонала, имеет такие ключевые показатели: взаимозаменяемость сотрудников, текучесть кадров бухгалтерской службы, загруженность бухгалтеров, курсы повышения квалификации, пройденные сотрудниками за n-ный период.

ELMA KPI

Выбор стратегий действительно большой. Настроить набор любых показателей эффективности позволяет система ELMA KPI . В системе можно создать дерево показателей KPI для бухгалтерии (и для всего предприятия) в произвольном и понятном виде, а потом отслеживать данные по каждому сотруднику или по конкретному отделу в режиме «online».

Рис. 1. Страница показателей эффективности бухгалтера в системе ELMA

Для каждого из показателей эффективности задаются параметры: как часто собираются эти данные, единицы измерения, плановые значения, максимальный результат, целевой результат и так далее.

Все настройки KPI для бухгалтерии в системе проводятся в специальном приложении «Дизайнер ELMA» и выполняются вручную с помощью компьютерной мыши.

После определения показателей необходимо настроить организационную структуру бухгалтерской службы. Это позволит распределить ответственность за выполнение плана, чтобы сотрудники знали свои задачи и отвечали за конкретные результаты.

Система помогает не только вести сбор и мониторинг значений показателей эффективности, но и работать с профессиональными качествами персонала бухгалтерской службы. А именно: увеличивать компетентность и профессионализм бухгалтеров с помощью мотивации. Система предлагает различные механизмы оценок. Выбор методики остается за пользователями. Можно настроить любую схему – от обычных оценок руководителя до методики «360».

Один из популярных методов оценки - матрицы эффективности. Вся информация о работе сотрудника собрана в одном месте: что человек должен сделать в рамках заданного периода, что уже сделано, а что нет.

Рис. 2. Матрица эффективности бухгалтера в системе ELMA

Это отличный способ воспитать внутри компании сильные кадры. Специалисты бухгалтерской службы благодаря KPI для бухгалтерии смогут не только оптимизировать налогообложение, но и максимально экономить средства предприятия, контролировать сбор дебиторской задолженности и выполнять свою работу во благо компании.

Если в модель показателей требуется внести изменения в соответствии с размерами и структурой бизнеса компании, то эти действия производятся без потери данных и без длительной остановки системы. Это достигается благодаря встроенному в ELMA механизму улучшения.

" № 8/2012

Чем поможет эта статья: Разобраться, сколько времени должны тратить подчиненные на выполнение своих обязанностей.
От чего убережет: От несправедливой оценки работы добросовестных сотрудников, а также от манипуляций со стороны недобросовестных.

В этой рубрике я уже рассказывал о том, как объяснить генеральному директору, чем занимается бухгалтерия и какие продукты она производит. Также мы с вами выясняли, куда уходит время самого главбуха. Сегодня будем разбираться с реальной загрузкой каждого бухгалтера, чтобы понять, насколько эффективно он выполняет возложенные на него обязанности. Для этого необходимо как можно более объективно оценить объем работы, которую ведут ваши сотрудники на закрепленных за ними участках. И особенно важно провести такую оценку по тем из них, кто больше всего сетует на свою постоянную перегруженность.

На каком языке должен разговаривать бухгалтер

Как-то раз на одном из моих семинаров сидели рядом две женщины - бухгалтеры из разных компаний. И одна из них жаловалась на свою судьбу, дескать, слишком много основных средств, а она одна и поэтому зашивается каждый месяц. Вторая женщина сочувственным голосом отвечала, что ей повезло больше, у нее основных средств не так много, и она все успевает. Самое интересное обнаружилось, когда я попросил их рассказать, о каком именно количестве основных средств идет речь. Выяснилось: у той, что зашивается, их 2000 штук. А у той, которая работает спокойно, - 20 000, то есть в 10 раз больше! Оказалось, что проблема не в реальном объеме работы, а в субъективной и зачастую очень эмоциональной оценке. Этот случай показывает, что невозможно разобраться в уровне загрузки бухгалтера, используя определения: «много - мало», «быстро - медленно», «тяжело - легко», «часто - редко» и т. д. Такие слова лишь засоряют наш профессиональный язык и мешают нам правильно понять друг друга.

Частая ошибка!

Невозможно разобраться в уровне загрузки бухгалтера, используя определения: «много - мало», «быстро - медленно», «тяжело - легко», «часто - редко».

Представьте, что бухгалтер по банку пришел к вам просить повышения заработной платы или помощника. Его аргументы - количество платежных поручений за последний год сильно увеличилось. А в ответ на вопрос, сколько платежек в месяц приходится обрабатывать сейчас и сколько год назад, - пауза и затем робкое: «Не помню… надо посмотреть…». О чем тут можно дальше говорить? Посмотришь - приходи.

Поэтому первое, что нужно сделать - перейти от эмоций и субъективных оценок на язык цифр и фактов . Ведь бухгалтера даже должность обязывает разговаривать на таком языке!

Как разработать нормативы для той или иной работы

Самый трудоемкий процесс на любом участке учета - обработка документов и формирование проводок. Допустим, мы посчитали, сколько именно документов оформляется в течение месяца. Но чтобы оценить эффективность работы бухгалтера, необходимо понимать, сколько времени тратится на эти документы. В этом помогут нормативы - удельные затраты времени на выполнение той или иной операции. От норматива нам требуются ориентиры, от которых можно отталкиваться. Против цифр, как говорится, не попрешь, и авторитетом или громким голосом не задавишь.

Важная деталь

Обработка документов и формирование проводок - это самый трудоемкий процесс на любом участке учета, поэтому его нужно нормировать в первую очередь.

Есть три метода, с помощью которых рассчитываются нормативы для бухгалтерии.

Первый: нужный норматив можно попробовать найти в каком-либо из открытых источников информации. Удобно использовать результаты исследований научных институтов, занимающихся нормированием труда.

Второй метод: норматив определяется с помощью тестовой максимальной производительности. Замеры и исследования вы проводите сами. Можно использовать: данные программы, в которой ведется учет (тогда бухгалтер не будет знать, что за ним наблюдают), секундомер (бухгалтер в курсе, что за ним наблюдают) или данные учета рабочего времени (бухгалтер сам сообщает, сколько времени заняло у него выполнение того или иного задания). Выбирая тот или иной способ, нужно понимать, что чем больше участия в разработке норматива принимает сам сотрудник, тем более щадящим получается норматив.

И третий метод: СНЖ, что расшифровывается «сколько не жалко». Главный бухгалтер устанавливает норматив самостоятельно исходя из своего профессионального опыта, интуиции и здравого смысла.

Как добиться относительной точности в нормативах

Не стоит ждать, что норматив даст стопроцентную точность. Но все же важно не допустить слишком большую погрешность в вычислениях. Иначе можно обидеть сотрудников, необоснованно упрекнув их в невыполнении нормативов. Однако большинство бухгалтерских продуктов слишком сложны для того, чтобы без предварительной подготовки устанавливать норму времени на их изготовление . Чтобы снизить погрешность и повысить точность норматива, разобьем сложносоставные продукты на несколько элементарных, с нормированием которых серьезно ошибиться нельзя.

Важная деталь

Не стоит ждать, что норматив даст стопроцентную точность. Но и слишком большую погрешность допускать нельзя.

Рассмотрим разные типы документов, которые обрабатывают бухгалтеры. Вот . Все платежки имеют практически одинаковый объем информации, поэтому вносишь в информационную систему одну или другую - трудозатраты примерно одинаковы. И если вчера бухгалтер внес 20 платежек, а сегодня - 30, то мы можем с достаточной уверенностью сказать, что сегодня он сделал в полтора раза больше, чем вчера. Поэтому платежное поручение - это элементарный продукт, который не требует дальнейшего дробления.

Еще один документ - накладная на отпуск материалов. Одна накладная содержит всего одно наименование ТМЦ. В другой может быть заполнено 10 строк, а третья вообще на нескольких страницах. И если бухгалтер внес вчера те же 20 накладных, а сегодня 30, то, в отличие от платежек, эта информация нам ничего не скажет. В зависимости от количества строк трудозатраты на ввод накладных будут отличаться очень существенно. И вполне возможно, что бухгалтер работал вчера гораздо больше, чем сегодня, просто потому, что накладные были сложнее. Таким образом, заполнение накладной - это сложносоставной продукт. Чтобы получить более точную картину, его нужно разбить на два элементарных продукта - «Ввод шапки накладной» и «Ввод строки табличной части накладной». Каждый из этих продуктов уже можно нормировать, так как время на их заполнение будет почти одинаковым.

Далее суммируем все элементарные нормативы и получаем время на изготовление сложносоставного продукта. А чтобы оценить общую загрузку сотрудника, складываем нормативное время по всем сложносоставным продуктам, которые он производит.

Допустим, мы установили нормативное время на ввод одного платежного поручения в бухгалтерскую программу - 2 минуты. За день бухгалтер ввел 50 платежек. Умножаем 2 минуты на 50, получаем 100 минут. С накладной сложнее. Норматив для шапки - 2 минуты, норматив для строки - 1 минута. Количество документов - 100 (итого на ввод шапки 2 100 = 200), количество строк - 240 (итого на ввод строк 1 240 = 240). Всего по нормативу должно быть израсходовано 440 минут на заполнение 100 накладных. Складываем с платежками и получаем 540 минут, или 9 часов работы бухгалтера.

И не стоит бояться таких детальных расчетов. Во-первых, по-другому определить реальную загрузку бухгалтеров нельзя, погрешность будет слишком высокой. А во-вторых, получить данные о количестве введенных документов или строк за любой период (день, неделю, месяц) не составляет никакого труда. Нужно просто один раз попросить программистов сформировать соответствующий отчет. Главное, чтобы каждый бухгалтер работал в программе под своим логином и паролем.

Рассмотрим три склада. Если они сопоставимы по размеру и количеству хранящейся номенклатуры, мы должны разработать один норматив. Выберем принцип СНЖ. Устанавливаем норматив: на один склад - 8 часов, то есть рабочий день. На три склада - три дня. Если же склады разные, то норматив нужен для каждого из них. Предположим, у нас есть автоматизированный склад автопокрышек (50 наименований), автоматизированный склад автозапчастей (1000 наименований) и неавтоматизированный склад хозтоваров (150 наименований). Учтем, что инвентаризировать автоматизированные склады быстрее, поэтому элементарных продуктов будет два - инвентаризация одного наименования на автоматизированном и на неавтоматизированном складе. Производим замеры секундомером и получаем норматив для первого продукта - 2,5 минуты, для второго - 5 минут. Итак, норматив для первого склада равен 50 2,5 = 125 минут (примерно 2 часа). Норматив для второго склада равен 1000 2,5 = 2500 минут (почти 42 часа). Норматив для третьего склада равен 150 5 = 750 минут (округлим до 13 часов). Общий норматив для всех складов: 2 + 42 + 13 = 57 часов (7,1 рабочего дня). Учитывая возможные погрешности, можно округлить до 8-10 рабочих дней.

Как правильно построить работу с нормативами

И все же должен вас предупредить: иногда работа с нормативами не приносит тех положительных результатов, которые рассчитывает получить . Происходит это из-за попытки охватить нормированием одновременно всю работу бухгалтерии. Главбух берется сразу за все, а в результате ничего не успевает. Ни нормативы более-менее правдоподобные разработать, ни тем более отследить их выполнение.

Нормирование - это очень хороший инструмент, если уметь им правильно пользоваться. Чтобы начать работу с нормативами, нужно просто взять на себя посильную нагрузку. В частности, начинать нормирование нужно только с одного продукта, который вызывает у вас наибольшую тревогу с точки зрения потерь времени.

Еще по этой теме

Подробно про правило Парето при выборе оптимального соотношения трудоемкости и качества изготовления бухгалтерских продуктов автор рассказывал в статье «Как убедить генерального директора, что бухгалтерия не зря получает зарплату» , опубликована в журнале «Главбух» № 4, 2012 .

Вообще продукты, которые подлежат нормированию в первую очередь, выбираются по принципу Парето: минимум вложений должен дать максимум результата. И только после решения одной проблемы можно переходить к другой. То есть выбрать следующий продукт, по которому целесообразно провести нормирование.

А потом определить и устранить причины, мешающие выполнять установленные нормативы. При этом совсем не имеет смысла браться за нормативы, где можно выгадать, грубо говоря, полкопейки, а сил и времени потратить при этом придется огромное количество.

Так, постепенно, шаг за шагом вы сможете навести порядок в бухгалтерии.

Условимся, что в штате компании 250 человек.

Простой вариант. Все сотрудники - граждане РФ, получают фиксированные оклады, больничные официально не берут. Тут достаточно определить элементарный продукт «расчет зарплаты одного человека», умножить его на 250 и получить норматив времени для расчета зарплаты.

Усложненный вариант. В организации работают не только граждане РФ, но и СНГ. Плюс официально оформляются больничные листы, вычитаются алименты, погашаются кредиты. Часть сотрудников на окладе, у другой части . Есть ночные, сверхурочные, за стаж, за классность, «северные» и т. д. Усреднять время по всем сотрудникам в таком случае нельзя, слишком много тонкостей, из-за которых погрешность будет недопустимо большой. Поэтому в качестве элементарных продуктов следует брать не одного сотрудника, а одно начисление и одно удержание.

Бухгалтерский отдел часто воспринимается руководством компаний как затратное звено. Главбух регулярно жалуется на большую загруженность отдела и просит принять в помощь нового сотрудника. Как руководству компании разобраться, действительно ли отдел перегружен работой или это неэффективная организация труда? В чем заключаются ключевые показатели эффективности главного бухгалтера?

Показатели работы главбуха

Хороший главный бухгалтер должен иметь возможность объективно оценивать, загружен ли сотрудник отдела работой в полном объеме. Возможно, нужно вменить сотруднику в обязанность некоторые дополнительные функции или, наоборот, снять лишнюю нагрузку. То есть равномерно распределить работу между сотрудниками для эффективного и результативного ее выполнения. Бухгалтерия является вспомогательным отделением для любого бизнеса, но именно с ее помощью компания сохраняет и преумножает полученные доходы.

Оценка работы отдельного сотрудника или целого отдела компании проводится по ключевым показателям. Ключевые показатели эффективности бухгалтерии состоят из многих пунктов:

• вовремя сданная в контролирующие налоговые органы отчетность и правильно заполненные декларации;
• своевременно оплаченные счета клиентов компании;
• безошибочное ведение бухгалтерского учета;
• общая сумма экономии (на договорах с поставщиками или подрядчиками и пр.);
• общая сумма денежных штрафов в налоговые службы (по вине бухгалтерии);
• затраты на заработную плату по бухотделу;
• наличие или отсутствие жалоб клиентов и сотрудников компании на работу бухгалтерии.

Примеры КPI в бухгалтерии: бухотдел может влиять на основные бизнес-процессы компании, повышая рост прибылей и уменьшая расходы.

В бизнес-процессах ключевыми показателями по работе бухгалтерского отдела являются:

• взаимозаменяемость работников;
• численность сотрудников бухгалтерии;
• минимальное количество просроченной документации в процессе работы;
• количество работников предприятия на одного бухгалтера.

Еще необходимо учитывать квалификацию сотрудников бухотдела и их стремление к работе на результат. Руководителю нужно контролировать отсутствие перегруженности персонала, комфорт на рабочих местах и при необходимости своевременное прохождение курсов повышения квалификации сотрудниками.

Как определить загруженность работника

Перед работниками разных специальностей руководители ставят задачу и срок ее выполнения. По этим критериям проводят оценку работы этого специалиста. Исходя из этих показателей, можно определить, нужно ли расширять штат компании или, наоборот, количество работающих (в целях экономии затрат) можно сократить.

Нормирование является самым удобным способом определения количества работающих для предприятия. Рассмотрим применение нормирования для бухгалтерского отдела.

Бухгалтерская работа включает в себя такие обязательные составляющие:

• работники отдела (бухгалтера);
• первичные документы (входящие);
• правила бухучета и Налоговый кодекс;
• результаты работы (отчеты).

Для определения KPI бухгалтера, который производит расчет заработной платы, нужно взять такие критерии, как:

• какое количество сотрудников компании он обслуживает;
• начисление зарплаты по количеству работников (расчетных листов);
• удержание налогов и обязательных платежей по количеству работников;
• количество межрасчетов.

Исходя из этих показателей рассчитывается норма на одного бухгалтера. По определению норматива высчитывают, сколько бухгалтеров нужно компании. Например: если за норму KPI бухгалтера по расчету заработной платы взять 1600 расчетных зарплатных листов в месяц, то для компании со штатом более 5 000 работающих нужно три бухгалтера этого направления.

Для каждого предприятия нормы KPI для каждого подразделения свои, их формулируют исходя из задач и целей конкретной компании.

Показатели KPI определяются руководством (главным бухгалтером или директором предприятия) и могут включать в себя чуть больше или чуть меньше приведенных в статье показателей. Главный стимул для работников – это правильно определенный процент премии за выполненный KPI. Ведь при одинаковой должностной ставке добросовестные и старательные сотрудники получат зарплату выше, чем у остальных работников. Такое денежное поощрение (именно по результатам работы) дает работающим мощный стимул к увеличению производительности труда.

KPI и мотивация персонала. Полный сборник практических инструментов Клочков Алексей Константинович

4.3.1. KPI для подразделения бухгалтерия